Herausragende Qualität bzw. Quality Excellence ist ein kritischer Aspekt des Lieferkettenmanagements, der Unternehmen hilft, Kundenbedürfnisse zu erfüllen, Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und einen Wettbewerbsvorteil in ihren ausgewählten Märkten zu wahren. Indem sie Quality Excellence in den Mittelpunkt stellen, schaffen Lieferkettenmanager eine zuverlässige Lieferkette mit hochwertigen Produkten und Dienstleistungen.

In einer perfekten Welt würden Produkte genauso vom Band laufen, wie sie sollten. Aber Fließbänder liefern nicht immer perfekte Produkte. Wenn die Qualität nicht den Ansprüchen genügt, greifen intelligente Manager auf sogenannte Corrective Action Plans (dt. Maßnahmenpläne) zurück.

Corrective Actions Plans sind nützliche Hilfsmittel. Sie schlagen eine Brücke zwischen der Qualitätskontrolle, die häufig auf Probleme und Fehler reagiert, und der proaktiveren Herangehensweise der Qualitätssicherung, die Fehler verhindert, bevor sie auftreten.

In diesem Artikel untersuchen wir die Grundlagen von Corrective Action Plans und erklären, warum sie so wichtig sind. Darüber hinaus bieten wir Ihnen Tipps für die Entwicklung Ihres eigenen Plans und geben Ihnen bei der effektiven Umsetzung eines CAP Hilfestellung.

Wichtige Erkenntnisse 

Wenn Sie diesen Artikel gelesen haben, werden Sie wissen:

• welchen Einfluss Corrective Action Plans auf Ihre allgemeine Quality Excellence-Strategie haben
• was die grundlegenden Bestandteile erfolgreicher Corrective Action Plans sind
• welche Vorteile die Verwendung von Corrective Action Plans bei Ihren Lieferanten bieten
• wie Sie einen Corrective Action Plan korrekt umsetzen

Wie können sich Corrective Action Plans auf Quality Excellence auswirken? 

Die internationale Norm für ein Qualitätsmanagementsystem, ISO 9001, definiert Korrekturmaßnahmen als „alle Maßnahmen, die ergriffen werden, um die Ursache und die Auswirkungen eines Problems zu mildern und dessen Wiederholung zu verhindern.“

Ein Corrective Action Plan ist Teil einer Reihe von Hilfsmitteln, die Lieferketten- und Qualitätssicherungsmanager verwenden sollten, um die Ursache eines Problems zu identifizieren, Maßnahmen zur Verhinderung der Wiederholung dieses Problems einzuleiten und sicherzustellen, dass die Lieferkette effizient funktioniert.

Quality Excellence beginnt mit der Festlegung des korrekten Erwartungshorizonts für alle Stakeholder (Lieferanten, Kunden, Fabriken usw.).  Es ist wichtig, dass Sie sich einen genauen Überblick über den aktuellen Stand Ihrer Praktiken verschaffen, wenn Sie diese in Zukunft verbessern möchten. Zu diesem Zweck bieten wir verschiedene Dienstleistungen an, die Lieferketten- und Qualitätskontrollmanager bei der Bewertung und Anpassung ihrer Qualitätserwartungen unterstützen, darunter:

• Compliance-Audits
• Produkt- und Sicherheitsinspektionen
• Prüfung von Produkten und Dienstleistungen
• Bewertung von Stichproben

Wenn Manager Ergebnisse erhalten, die ihre Erwartungen nicht erfüllen, müssen sie Corrective Action Plans einführen und mit ihrem Lieferanten zusammenarbeiten, um Mängel zeitnah zu beheben. Niemand möchte hören, dass seine Arbeit nicht den Anforderungen entspricht. Daher muss darauf geachtet werden, dass alle CAPs mit Feingefühl und Professionalität umgesetzt werden. Die meisten Lieferanten begrüßen die Gelegenheit zur Verbesserung, und ein CAP ermöglicht ihnen, Partnerschaften zu bilden und gegenseitiges Vertrauen aufzubauen.

Es gibt wichtige Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, um einen erfolgreichen CAP erstellen zu können.

Datengestützte Zusammenarbeit

Der Erfolg eines Corrective Action Plans muss anhand von Leistungskennzahlen objektiv bewertet werden. 

Der CAP wird voraussichtlich initiiert, weil Messwerte bestimmte Anforderungen nicht erfüllen. Daher muss der CAP so aufgebaut sein, dass er die Verbesserung dieser Messgrößen mit realistischen Zielen vorantreibt. Diese müssen regelmäßig bewertet und kontinuierlich gemessen werden. Wir empfehlen, die Ziele in Zusammenarbeit mit Ihren Partnern zu entwickeln und Dokumentation und Leistungskennzahlen zu teilen.

Aufgabenverfolgung

Ihre CAPs müssen die Schritte auflisten, die die Beteiligten unternehmen werden, um die Erwartungen zu erfüllen, die Sie miteinander abgeglichen haben, und zwar klar formuliert mit messbaren Ergebnissen.

Erfolgreiche CAPs enthalten einen Zeitrahmen für die Umsetzung der einzelnen Schritte und klare Vorgaben für die Berichterstattung der Ergebnisse.

Verantwortung

Zu guter Letzt sollte jeder Stakeholder bestätigen, dass die in den Plänen definierten Maßnahmen angemessen sind. Alle Beteiligten sollten wissen, wer für die Umsetzung jeder Maßnahme des Maßnahmenplans verantwortlich ist.

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Warum benötigen Sie einen Corrective Action Plan für Ihre Lieferanten?

CAPs sind für Qualitätsmanager wichtig, weil sie dabei helfen, die Bestrebungen ihrer Lieferanten mit den Qualitäts- und Leistungsanforderungen ihrer Kunden abzustimmen.

Entscheidend ist, dass ein CAP ein zukunftsgerichtetes Dokument ist, das allen Beteiligten helfen soll. Qualitätsmanager wollen Lieferanten, auf die sie sich langfristig verlassen können, und Lieferanten wollen die Gewissheit, dass auch sie auf ihre Kunden zählen können.

Wenn Lieferanten unsere Erwartungen nicht erfüllen, gewinnt niemand. Aber mit einem Corrective Action Plan verbessert sich die Qualität und die Beziehung wird gestärkt. Ein CAP kann Ihnen auf verschiedene Weise großen Nutzen bringen.

Grundlegende Ursachen identifizieren

Bevor Sie einen Corrective Action Plan entwickeln, müssen Sie die Ursachen für schlechte Qualität mithilfe eines strukturierten Problemlösungsansatzes identifizieren. Das ist eine entscheidende Voraussetzung, um sicherzustellen, dass Ihre Analyse tief genug greift und das richtige Problem anspricht.

Dann wird die Arbeit an gezielten Lösungen beiden Seiten zugutekommen und die Gesamtqualität sowie den Ruf eines Lieferanten verbessern. Wenn das Problem an der Wurzel behoben wird, sparen sowohl der Lieferant als auch seine Kunden Zeit und Geld - eine Situation, von der alle profitieren.

Lieferanten befähigen

Corrective Action Plans befähigen Lieferanten, die Kontrolle über ihr Qualitätsmanagement zu übernehmen. Wenn von Lieferanten erwartet wird, dass sie die Verantwortung für die Qualität ihrer Produkte über die Lieferung hinaus tragen, übertreffen sie oft unsere Erwartungen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Lieferanten wissen, dass erfolgreiche Maßnahmenpläne höchstwahrscheinlich die Chance auf eine kontinuierliche Zusammenarbeit erhöhen.

Darüber hinaus verlangen auch viele Industriestandards, Vorschriften und vertragliche Vereinbarungen CAPs. Ohne einen CAP drohen dem Lieferanten womöglich finanzielle Sanktionen, rechtliche Schritte und Rufschädigung.

Risiken und wiederkehrenden Mängeln vorbeugen

In einigen Fällen gehen CAPs auf Sicherheitsbedenken ein. Bewährte CAPs schützen Arbeiter, Verbraucher und die Umwelt, indem sie sicherstellen, dass der Produktionsprozess verantwortungsvoll durchgeführt wird und die Produkte entsprechende Prüfungen erfolgreich durchlaufen haben, bevor sie die Verbraucher erreichen.

Oft kosten die Rücksendung und/oder der Austausch fehlerhafter Produkte so viel wie die Herstellung selbst, mit einer großen Verzögerung Ihrer Lieferung.

Qualitätsrelevante Mängel können Ihrem Unternehmen schnell auf verschiedene Weise schaden. Zum Beispiel:

• Die Rücksendung beschädigter Ware aus einem Online-Kauf kann das Unternehmen 17-mal mehr kosten als die ursprünglichen Versandkosten.
• Im Durchschnitt verlieren Einzelhändler 4,4 % des Umsatzes durch Schäden und Retouren.
• Schlechte Qualität kostet Einzelhändler durchschnittlich 20 % ihres Umsatzes.

 Herausforderungen wie diese können mithilfe eines proaktiven Ansatzes bewältigt werden: die Ausarbeitung eines CAP.

Wie wird ein Corrective Action Plan umgesetzt? 

Die Schritte bei der Umsetzung eines CAP können je nach Organisation und Art des Problems variieren. Im Folgenden finden Sie einige allgemeine Empfehlungen, die helfen, den Prozess reibungsloser zu gestalten.

Verwendung eines digitalen CAP, der in die Inspektionsberichte eingebettet ist

Nutzen Sie Technologie, um Corrective Action Plans in Echtzeit zuzuweisen, während Messungen durchgeführt und Berichte geliefert werden.

Die Klarheit und Effizienz von integrierten digitalen CAPs macht die Änderungen einfacher und wirkungsvoller. Das ist ein starker Wettbewerbsvorteil.

Vor-Ort- und Fernschulungen

Ohne angemessene Schulungen sind Corrective Action Plans zum Scheitern verurteilt.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Lieferpartner die richtigen Schulungen erhalten, um ihre Qualitätsprobleme zu lösen. Die besten Prüfdienstleister bieten eine Vielzahl von Schulungsoptionen, einschließlich Vor-Ort- und Fernveranstaltungen.

5 häufige Fehler, die vermieden werden sollten 

Wenn Corrective Action Plans fehlschlagen, kann dies in der Regel auf einen dieser häufigen Fehler zurückgeführt werden:

1. Schlechte Analyse: Stellen Sie sicher, dass Sie korrekte, aktuelle Daten verwenden, um die richtigen Ursachen zu identifizieren. Darauf bauen Ihre CAPs auf. Falsche oder unvollständige Analysen/Daten führen dazu, dass Sie die Symptome von Problemen bekämpfen und nicht die Ursachen.
2. Schlechte Planung: Ohne eine angemessene Planung ist der Erfolg des CAP unwahrscheinlich. Stellen Sie sicher, dass die Ziele klar definiert und die Ressourcen vorhanden sind, um die entsprechenden Änderungen vornehmen zu können. Überwachen Sie den Fortschritt in Echtzeit und fassen Sie regelmäßig während Meetings nach.
3. Schlecht geschult: Investieren Sie die notwendigen Ressourcen in die Bereitstellung von Schulungen. Ohne eine angemessene Schulung können Mitarbeiter ihre zugewiesenen Aufgaben möglicherweise nicht effizient erfüllen. Das Ergebnis ist Frustration, und die gewünschten Ergebnisse werden nicht erreicht.
4. Schlechte Kommunikation: Mangelnde Kommunikation zwischen Teammitgliedern oder Stakeholdern kann zu Missverständnissen, Verzögerungen und Verwirrung führen. Führen Sie Protokolle, um über Fortschritte, Berichte und Fristen zu informieren.
5. Widerstand: Da Veränderungen beängstigend sein können, werden Sie vielleicht auf Widerstand bei der Umsetzung des Corrective Action Plan stoßen. Die richtige Formulierung des Plans und der angestrebten Ergebnisse kann dabei helfen, Bedenken auszuräumen. Menschen neigen dazu, kooperativer zu sein, wenn sie sehen können, wie ein Plan ihnen zugutekommt, und sie ihre Rolle verstehen.

Glücklicherweise kann jeder dieser häufigen Fehler mit dem entsprechenden Augenmerk auf Prozess und Kommunikation vermieden werden. Die Einführung von Corrective Action Plans kann der erste Schritt sein, um effektiver und effizienter zu arbeiten und Ihren Kunden einen größeren Mehrwert zu bieten, während Sie sich gleichzeitig einen Wettbewerbsvorteil im Markt zu sichern.

So kann QIMA helfen

QIMA verfügt über die Technologie und Fachkenntnis, um Ihr weltweiter Quality Excellence-Partner in allen Qualitätsfragen zu sein.

Wir sind seit 2005 im Bereich Qualitätsmanagement weltweit präsent. Als erster QA-Dienstleister, der einen Online-Buchungsprozess eingeführt hat, ist QIMA ein Digital Native mit Know-how in Prüfungen, Inspektionen und Zertifizierungen für Verbrauchsgüter und Einzelhandel.

QIMA ist in 100 Ländern tätig und bedient mehr als 30.000 globale Marken mit einer breiten Produktpalette, darunter Softlines, Hardlines, Lebensmittel und Landwirtschaft. Wir fungieren als Vermittler zwischen Ihnen und Ihren Fabriken. In dieser Rolle helfen wir, die Ursachen schlechter Qualität zu identifizieren, und unterstützen Sie bei der Umsetzung Ihrer Corrective Action Plans.

Die kollaborative Software QIMAone stellt Ihnen unsere umfangreiche Erfahrung mit einer Prüfungssoftware bereit, die problemlos alle Beteiligten zusammenführt, um die Qualität zu verbessern. Die Corrective Action Plans werden in Ihren Bericht integriert und Ihrem Team auf der ganzen Welt in Echtzeit zur Verfügung gestellt. So können Sie einfacher bei Ihren Lieferanten nachfassen und die Verantwortlichkeit fördern.

Bei QIMA bieten wir verschiedene Dienstleistungen an, die Ihrem Team helfen können, die benötigten Informationen zu erhalten, um seine Analyse abzuschließen, einschließlich Inspektionen, Audits, Zertifizierungen und Prüfungen.

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